Cela fait maintenant plusieurs mois que je suis à la recherche de THE outil of gestion de projets ! On parle par si par là d’un outil pour faire du collaboratif, d’un outil pour faire du wiki, d’un outil pour partager des documents, … bref on parle de plusieurs outils et non d’un seul proposant l’ensemble de ces fonctionnalités !

Je me permets tout de même d’apporter quelques précisions sur les caractéristiques recherchées pour la solution de gestion de projet :

• de préférence une solution Open Source pouvant être installée sur serveur local.
• solution gratuite
• Wiki
• Calendrier ou mieux Gestion du temps type GANTT
• Gestion de tâches
• Gestion d’utilisateurs

Depuis plusieurs mois, j’ai donc installé, testé, désinstallé, râlé, créé des comptes en ligne, … Et au final testé un nombre assez important de solutions gratuites et payantes dont les suivantes :

• phenix.gapi.fr
• visualproject.com
• openworkbench.org
• PhpCollab
• CopperProject
• ACEproject.com
• dotproject
• clockingit.com
• projects.zoho.com
• attask.com
• Google Aps
• deskaway.com
• egroupware
• ValleySpeak
• TeamSpace
• Zoho Projects
• seetasks.com
• AboutMelvin
• softalot.com
• vertabase.com
• projectfacts.de
• flyspray

Je m’excuse par avance, mais je ne vais pas dans cette article reprendre un par un les avantages et inconvénients de chacune des solutions présentées. Je me permets de vous rediriger vers le site de M’siou Korben qui reprend très bien quelques-unes des solutions ci-dessus :

• Solution FlySpray
• Solution ActiveCollab, TeamSpace et ProjectPlace
• Solution AceProject, BaseCamp et phpCollab
• Solution GoogleAps, Zoho et Taskii

Mais alors à quoi sert cet article si je ne présente aucune des solutions… Mais attendez avant de fuir ! Je vous propose LA solution

Clockin IT : La solution de TimeTracking 2.0

Petite Présentation…
Clocking IT est une solution norvégienne gratuite, mise au point par Erlend et Ellen Simonsen, un couple vivant à Oslo. Monsieur est développeur et Madame s’est occupée du graphisme.
La solution développée en Ruby on Rails (le langage à la mode) est disponible en ligne, mais peut aussi être installé sur serveur Linux.

Les fonctionnalités…
Clocking IT est ma solution préférée et il faut avouer qu’elle est extrêmement complète… On retrouve les principales caractéristiques recherchées d’une solution de gestion de projet en ligne (gestion de tâches, gestion d’étapes, partage de documents, wiki, forum, chat, calendrier, GANTT, gestion de ressources, …).

L’inscription et la gestion du compte…
L’inscription au service est donc gratuite et jusqu’à maintenant aucune version PRO ou payante n’est prévue. Vous pouvez ainsi créer autant d’utilisateurs et de projets et que vous désirez ! Ce qui n’est pas le cas sur le reste des solutions disponibles en ligne.
La création du compte vous permettra de disposer d’un sous domaine de type http://moncompte.clockingit.com. Je regrette tout de même qu’il ne s’agisse pas d’un HTTPS permettant de sécuriser l’accès au compte. Il est probable que ce petit inconvénient repousse un nombre important de professionnels ! Toujours est-il qu’une fois votre compte créé, la plateforme est immédiatement opérationnelle.

Première impression…
Lors de votre première connexion, vous êtes dirigé vers la page “Vue d’ensemble”… Oui j’ai bien dit “Vue d’ensemble”, la solution est disponible en français, ainsi que 13 autres langues. Revenons à nos moutons ! Vous serez donc redirigé sur une page permettant d’avoir une vue sur l’ensemble de vos projets en cours.

Les prochaines tâches à effectuer, les dernières tâches réalisées, les dernières tâches attribuées, l’état d’avancement des différents jalons de vos projets, vos notes, … Toutes ces données sont directement accessibles dès votre connexion au service.

On retrouve donc sur Clockingit, l’ensemble des fonctionnalités souhaitées pour une solution de gestion de projets.

La création d’un projet est simple et orientée vers la gestion des tâches et le suivi de ces dernières.
Il est clair qu’un projet se gère surtout grâce à ses tâches et à ses étapes. On ne gère pas un projet sur son fond et c’est ce que clockingit propose.

Rentrons dans les détails de la création d’un projet…
Comme je le rappelais précédemment, les informations saisies lors de la création sont loin d’être exhaustives : nom du projet, descriptif et ressources.
Certaines informations concernant les délais prévus et délais réalisés auraient peut-être été judicieuses…

Une fois le projet créé, vous définissez les ressources allouées à ce dernier. Ceci permettra dans un premier temps de gérer les tâches suivant vos ressources et dans un second temps, cela permettra de garder une certaine confidentialité sur vos différents projets. Une personne n’étant pas affectés sur un projet ne pourra pas en visualiser l’état d’avancement, ni les différentes informations relatives à ce dernier.

La création de tâches et d’étape…
Comme le rappel Bertrand DUPERRIN, un outil est là pour vous aider et non pour vous faire perdre du temps (et donc de l’argent). La création de tâches et d’étapes de projets dans ce genre d’outils doit donc être simple et intuitive ! Clockingit répond presque à 100% à ce besoin.
La création d’une tâche se fait rapidement et l’affectation de cette dernière à un jalon et à une ressource se fait intuitivement grâce à une interface épurée. Le seul inconvénient que je reprocherais est la création des liens entre les tâches et la dépendance d’une tâche par rapport à l’autre. Si je veux qu’une tâche soit dépendante d’une autre, il faut indiquer le numéro de la tâche précédente ! Facile me diriez-vous ! Oui facile, sauf que je ne connais le numéro des tâches qu’en passant par l’affichage du calendrier (encadré rouge ci-dessous) !
C’est pour moi le point le plus négatif de la solution…

Calendrier et GANTT
Une fois l’ensemble de vos tâches créées avec leur dépendance et les dates de débuts et de fin prévues, la partie “calendrier” vous permet d’avoir une vision complète au jour le jour du projet.
La solution offre même une partie diagramme de GANTT vous permettant de modifier en live les dépendances et le retard pris sur des tâches. C’est là un des points forts de la solution. en revanche je regrette qu’il n’y ai pas la possibilité pour imprimer le diagramme, qui fait toujours forte impression face à vos clients. Comment ça un Gantt c’est pas utile ?

Pour finir…
Clockingit est assurément une des solutions les plus complètes et intéressantes du marché ! Sa gratuité ne peut lui être que favorable.
J’espère que certain d’entre vous testerons la solution et l’adopterons

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